31/10/2011
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Gestión Documental
VIRTUTEC le ofrece un servicio para la gestión de los documentos de una compañía, lo que le generará unos importantes beneficios tanto en ahorros de espacio físico, como ahorros de tiempos de gestión y disposición total e inmediata de la documentación desde cualquier punto conectado.
Este servicio se compone de varias fases: Preparación, Digitalización, Control de Calidad, Indexación, Verificación, Grabación de imágenes y datos en sus sistemas y consultas.
Las imágenes de los documentos digitalizados se pueden grabar en nuestros servidores garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de la información.
RECOGIDA DE LA INFORMACIÓN
Disponemos de servicios de logística para efectuar la recogida de los documentos en el punto que sea solicitado y con la frecuencia deseada.
PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
En VIRTUTEC con la documentación recibida, y consensuado con el cliente, procederemos a:
- Expurgos y clasificación del material.
- Extraer documentación de carpetas o fundas
- Clasificación por tipología documental.
- Asignar a cada grupo de trabajo su documentación.
DIGITALIZACIÓN
Obtención de la imagen digital del documento físico. En este proceso se realizan los controles de calidad requeridos según parámetros del cliente.
Una vez realizado el paso anterior, se procederá a la digitalización de los documentos, mediante escaners:
- A4, A3.
- Alta producción.
- Doble cara, color.
INDEXACIÓN
La digitalización le ofrece diferentes posibilidades de tratamiento electrónico de su documentación:
- O.C.R. (reconocimiento óptico de caracteres).
- Lectura de marcas.
- Lectura de Códigos de Barra.
- Lectura por zonas.
- Generación de ficheros PDF, TIF, JPG, Etc..
También les ofrecemos el servicio de digitalización en sus instalaciones, poniendo si es necesario el personal y los medíos tecnológicos necesarios.
